Asiakaskokemus on tunnetta, tehokkuutta ja helppoutta

Asiakaskokemus on asiakkaan omakohtainen, tunnepitoinen kokemus hänen saamastaan palvelusta tai tuotteesta. Palvelukokemukseen vaikuttaa tunteen lisäksi asioinnin tehokkuus ja helppous (Korkiakoski 2019.) Tehokkuus voisi tarkoittaa meillä esimerkiksi päätöstä luvatussa ajassa tai sähköpostiin vastaamista nopeasti. Helppous voi näyttäytyä asiakkaalle verkkosivujen toimimisena tai asiantuntijan kiinni saamista vaivattomasti. Tunne – hyvä tai huono – syntyy myös asiantuntemuksesta. Kokeeko asiakas, että sai asiansa hoidettua ja sai sen tiedon, mitä tarvitsi. Myös mielikuvat organisaatiosta ja erilaiset kohtaamiset vaikuttavat asiakaskokemukseen. 

Miksi asiakaskokemus on noussut tärkeäksi asiaksi myös julkisessa hallinnossa? Koska: 

  1. Haluamme tehdä työn tehokkaasti. Meillä jos kellä aika on rahaa. Kerralla hyvin tehty työ säästää kaikkien aikaa.  Myös asiakkaiden. Ja tehokkaasti saatu palvelu luo hyvän asiakaskokemuksen. 
  1. Tyytyväinen asiakas. Asiakas, jonka palvelu on ylittänyt hänen odotuksensa, kertoo tuttavilleen hyvistä kokemuksistaan ja tällä tavalla hyvä maine leviää ja vaikuttavuus lisääntyy. ”Kyllä sieltä ELY:stä saa hyvää palvelua”, mikäs sen mukavampaa kuultavaa. Vaikutammehan jokaisen ihmisen arkiseenkin elämään. 
  1. Asiakas on tärkein, koska ei meitäkään muuten olisi.  
Nainen ja mies keskustelemassa työpaikalla.
Asiakaskokemuksen kehittäminen on kulttuurin muutosta.

Arvomme: asiakaslähtöisyys, asiantuntijuus, yhteistyö 

Yksi arvoistamme on asiakaslähtöisyys. Arvojen tulee näkyä jokaisen päivittäisessä toiminnassa ja sisältyä kulttuuriimme. Olen iloinen, (ja asiakaskin on) että asiakaslähtöisyys on yksi arvoistamme.  

Tiedämme, että välillä tulee tilanteita, kun asiakaslähtöisyys on vaikeaa. Esimerkiksi kielteisen päätöksen kertominen. Voisiko asiakkaan kokemus jäädä silti positiiviseksi? Kuuntelemalla, auttamalla ja uuden ratkaisun löytämällä asiakkaan palvelukokemus voi silti jäädä hyväksi. Asiakas voidaan ottaa myös mukaan palvelujen tai toimintamme kehittämiseen, miksipäs ei?  

Asiakaskokemukseen vaikuttaa myös se, miten työntekijä viihtyy työpaikassaan. Kuulin jossain, että työntekijäkokemus vaikuttaa jopa 60 % asiakaskokemukseen. Jos työntekijä on sitoutunut, voi hyvin ja on innostunut työstään todennäköisesti asiakaskin saa hyvää palvelua. Hyvä tunne tarttuu.  

Tänään, kun luet tätä blogia, meidän henkilöstömme ja itseasiassa koko maan ELYjen henkilöstö on käynyt asiakaskokemukseen liittyvän työpajan tai koulutuksen. Työpajoissa olemme miettineet yhdessä, mitä jokainen voi tehdä asiakaskokemuksen parantamiseksi ja miten asiakaslähtöisyys tuodaan omaan työhön. 

Teot voivat olla pieniä tai suuria. Asiakaskokemuksen kehittäminen on myös prosessien ja toimintatapojen muutosta. Se on kulttuurin ja ajattelun muuttumista. 

Koska asiakas on  

FAKTA: 

ELY-keskuksiin on valmistunut asiakkuusstrategia. Strategian keskiössä on asiakaskokemus. Palvelulupauksemme on asiantuntevaa palvelua, helppoa asiointia 

Keskellä sydän, reunoilla tekstit Asiantuntevaa palvelua ja Helppoa asiointia.

Lue edellinen blogini:  

Soile Kauttio
Kehittämisasiantuntija
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Vilka artskyddsprojekt är på gång på NTM-centralen i Södra Österbottens område?

Bevarandet av den biologiska mångfalden är en av NTM-centralens centrala naturskyddsåtgärder, en viktig del av detta är skyddet av hotade arter. Fokus ligger främst på de arter som kräver brådskande skydd, arter som kräver särskilt skydd samt habitat- och fågeldirektivets arter (se tabell 1 för förklaringar). Möjliga skyddsåtgärder för artförekomsterna diskuteras med några års mellanrum i prioriteringsförhandlingar mellan NTM-centralen, Finlands miljöcentral (SYKE), Forststyrelsen och sakkunniga. Mer information om prioriteringsförhandlingarna och arter som kräver brådskande skydd hittas på miljo.fi -sidan (enbart på finska).

BegreppFörklaringNämns i lagstiftningen
Art som kräver brådskande skyddArtlista som används av miljöförvaltningen för att underlätta prioriteringen av de arter som kräver skyddsåtgärderNej
Art som kräver särskilt skyddEn art som uppenbart hotas av utrotning. NTM-centralen kan fatta ett gränsdragnings-beslut för att skydda områden som är viktiga för artens fortlevnad.Naturvårdslagens 47§ och 48§
Habitat- och fågeldirektivens arterEU-direktiv. De arter som omnämns i bilagorna är skyddade på EU-nivåNaturvårdslagens 49§. Habitatdirektivet (92/43/EEG) och Fågeldirektivet (79/409/EEC)
Tabell 1. Begreppsförklaringar


Inventeringar och skyddsåtgärder

Baserat på prioriteringsförhandlingarna bestäms vilka artförekomster som är mest brådskande att inventera. Under inventeringen kontrollerar NTM-centralens arbetstagare eller konsulter om arten ännu förekommer på området, om livsmiljön är lämplig för arten, eventuella hot och eventuella skötsel- eller skyddsåtgärder. Utgående från resultaten bestäms vidare åtgärder. Alternativen är att inga åtgärder krävs, fortsatt uppföljning, skydd och skötsel. Vilket alternativ som är aktuellt beror bland annat på nuläget och hotbilder samt artens juridiska status och krav på livsmiljön. NTM-centralen strävar alltid efter att utföra skydd och skötsel i samarbete med markägaren.

De projekt som utfördes år 2021 var:

Inventering av glasört (Salicornia perennans) i Jakobstad och Larsmo skärgård. Glasörten (bild 1) är en starkt hotad växtart som växer på så kallade saltskonor (fläckar med en hög salthalt i marken) på strandängar. Största hotet mot arten är att strandängarna växer igen. I Jakobstad och Larsmo finns antagligen Finlands rikligaste förekomstområde av arten och populationerna har inventerats så gott som årligen i över ett årtionde. Nästan alla förekomstområden sköts antingen genom bete eller slåtter/gräsklippning som utförs av markägarna. Helheten är fortsättningsvis positiv. Vissa populationer minskar medan andra ökar.

Maassa kasvava suolayrtti.
Bild 1. Glasört. Bild: Heli Jutila, Österbottens vatten och miljö r.f. 2021.

Skötsel av lämpliga ängar för sotnätfjärilen (Cinxia diamina) i Kristinestad. Sotnätfjäril (bild 2) är en starkt hotad fjärilsart som förekommer på friska och fuktiga ängar samt på ängar vid stranden av vattendrag. Larvernas värdväxt är flädervänderot (bild 2). Arten hotas främst av att lämpliga ängar växer igen eller tas i åkerbruk. Sotnätfjärilen är ett annat långvarigt projekt, som har pågått sedan 2010-talet. De första åren utfördes inventeringar, skötsel har utförts på några ängar de senaste fem åren. De aktuella skötselåtgärderna är främst slåtter och röjning. Åtgärderna resulterade i att fyra ängar på sammanlagt 6,43 ha sköttes hösten 2021.

Perhonen, joka lepää kukalla. Taustalla lisää kukkia.
Bild 2. Sotnätfjäril på flädervändrot. Bild: Mika Rahko 2002.

Inventering av stor natebock (Macroplea pubipennis) i Larsmo. Stor natebock (Bild 3) är en nära hotad vattenlevande skalbagge som är fridlyst och omnämns i habitatdirektivets andra bilaga. Största hoten är muddring, byggande vid vatten samt förändringar i vattenkvaliteten. En möjlig förekomst av arten hittades i Larsmo redan 2017 då det utfördes inventeringar som en del av det nationella VELMU-projektet. Sommaren 2021 utförde sakkunniga en noggrannare inventering på det potentiella förekomstområdet för att bekräfta artidentifieringen samt fastställa utbredningen. Flera små förekomster påträffades.

Meriuposkuoriainen roikkuu heinästä tai muusta vastaavasta.
Bild 3. Stor natebock. Bild: Panu Välimäki, Albus luontopalvelut oy, 2018.

Inventering av de hotade fjärilsarterna kareltrågspinnare (Nola karelica) och blomrismätare (Aspitates gilvaria) på två myrar i Ilmola och Lappo. Kareltrågspinnaren är en sårbar art som kräver särskilt skydd. Kareltrågspinnaren förekommer främst på tallmyrar och de tvååriga larverna lever första året på rosling och andra året på hjortron. Blomrismätaren (bild 4) är en sårbar art som främst förekommer på mossar. Larverna lever främst på rosling och hjortron. Båda arterna hotas främst av dikning och torvbrytning. Kareltrågsspinnaren påträffades inte på någotdera området, men den varma och torra sommaren kan ha förkortat eller tidigarelagt artens flygtid. Blomrismätare hittades på det ena området, på samma område fanns även lämpliga livsmiljöer för kareltrågspinnaren.

Luumittari eli jonkinlainen perhonen kiipeää heinikon keskellä heinänkortta pitkin.
Bild 4. Blomrismätare. Bild: Panu Välimäki och Netta Keret, Albus luontopalvelut, 2021.

Inventeringar av de hotade skägglavsarterna gropig skägglav (Usnea barbata), grenskägglav (U. chaetophora), spretig skägglav (U. fulvoreagens) och sprickskägglav (U. wasmuthii) på 20 olika områden i Alavo, Kristinestad, Kronoby, Larsmo, Korsholm, Vasa, Bötom, Nykarleby och Etseri. Den gropiga skägglaven, grenskägglaven (bild 5) och sprickskägglaven är starkt hotade arter som kräver särskilt skydd medan den spretiga skägglaven är starkt hotad. Arterna hotas främst av det moderna skogsbruket och/eller att gamla skogar försvinner. Inventeringarna gjordes för att få en bättre bild av läget, eftersom de flesta av förekomsterna var tiotals år gamla observationer och exakta koordinater var okända. Enbart en av de tidigare kända förekomsterna hittades, men några nya observationer av hotade skägglavarter gjordes på inventeringsområdena.

Jäkälää roikkuu puusta. Taustalla mättäitä.
Bild 5. Grenskägglav. Bild: Pekka Halonen, Tmi Luontotieto Carex, 2021.

Inventeringar av de hotade mossarterna nordisk klipptuss (Cynodontium suecicum), vedsäckmossa(Calypogeia suecica) och tandad knottmossa (Rhabdoweisia crispata) på fyra olika områden i Alajärvi, Storå och Kaustby. Den nordiska klipptussen är en sårbar och fridlyst art som omnämns i habitatdirektivets II bilaga och som främst förekommer på klippväggar som skuggas av barrskog. Vedsäckmossan (bild 6) är en starkt hotad art som kräver särskilt skydd och som främst växer i friska och lundartade moskogar samt i skogskärr. Den tandade knottmossan är en starkt hotad art som kräver särskilt skydd och som växer i sprickor och håligheter på klippväggar. Arterna hotas främst av skogsbruk samt att andelen gammal skog och död ved har minskat. Inventeringarna gjordes för att få en bättre bild av läget. Av de inventerade förekomsterna hittades enbart en, men några andra hotade mossarter hittades också.

Kosteaa kantopaanusammalta.
Bild 6. Vedsäckmossa. Bild: Esa Hankonen, T:mi Esa Hankonen, 2021.

Inventering av hedvitmossa (Sphagnum molle) på nio olika mossar i Alavo, Kauhajoki och Storå. Hedvitmossan (bild 7) är en starkt hotad art som kräver särskilt skydd och som nämns i habitatdirektivets femte bilaga. Arten växer främst på näringsfattiga myrar och tallmyrar och hotas främst av dikning och torvbrytning. Hedvitmossa hittades på sex av områdena, några av dessa förekomster var inte tidigare kända.

Kosteaa nummirahkasammalta.
Bild 7. Hedvitmossa. Bild: Olli Autio och Iiro Ikonen, 2019.

Inventering av hotade mossarter vid två kalkbrott. Områdena är ovanligt artrika och på grund av den höga kalkhalten i berggrunden och marken finns där arter som inte hittas någon annanstans på NTM-centralen i Södra Österbottens område. Flera av dess arter är hotade. Åtta hotade, nära hotade eller regionalt hotade mossarter hittades på områdena.

Projekt som inleddes 2021:

  • Uppgörande av skötselplan för en förekomst av glasört i Larsmo. Detta är det enda förkomstområdet som inte är i aktiv skötsel och området är därmed på väg att växa igen. Därmed planeras röjningar plus slåtter eller bete på området.
  • Förberedelser för ett gränsdragningsbeslut för stor natebock i Vasa. Planeringsarbetet påbörjades, men artens skyddsstatus som en art som kräver särskilt skydd ändrades 2021 och därmed bör skyddsalternativen ses över igen.
  • Åtgärds-/skötselplan för ett av de ovan nämnda kalkbrotten. Målet är att möjliggöra fortsatt brytning utan att de hotade arterna på området riskeras. Aktuella åtgärder är till exempel att styra brytningen till områden där det inte finns några hotade arter, men om det inte är möjligt, försöker man flytta artförekomsterna till ett nytt ställe. Det kan även bli aktuellt med röjning av igenväxande områden för att skydda arter som är beroende av en öppen levnadsmiljö. Planen görs i samarbete med gruvbolaget och Forststyrelsen.

På kommande 2022

NTM-centralerna ansöker årligen om pengar från miljöministeriet för att kunna utföra inventeringarna, göra planer etcetera. Denna ansökan görs under februari, därför är det ännu inte helt klart exakt vilka projekt som är aktuella det kommande året. Bland annat planeras uppdaterande inventeringar av sotnätfjärilen, inventeringar av de hotade växtarterna ishavshästsvans (Hippuris tetraphylla) och dvärglåsbräken (Botrychium simplex) samt uppgörande av ett par skötselplaner för den hotade växtarten fältgentiana (Gentiana campestris).

Ann-Sofie Åstrand
Naturskyddsexpert
NTM-centralen i Södra Österbotten

Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus on ottanut ilmastohaasteen vastaan!

Nykyään on lähes mahdotonta välttyä kuulemasta tai lukemasta ilmastonmuutoksesta, sen hillinnästä ja muutokseen sopeutumisesta. Aihe on lähes päivittäin esillä mediassa, ja hallitus on asettanut Suomelle kunnianhimoiset tavoitteet: Hallitusohjelman tavoitteiden mukaan Suomi on hiilineutraali vuoteen 2035 mennessä. Oheisessa kuvassa on yksinkertaistetusti esitetty ilmastonmuutokseen oleellisesti liittyvä hiilen kiertokulku maapallolla.

Kaavio hiilen kiertokulusta maapallolla.
Hiilen kiertokulku maapallolla. (luke.fi)

Mikä sitten on Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen toimialueen kasvihuonekaasupäästöjen tilanne? Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen toimialueeseen kuuluvat Etelä-Pohjanmaan, Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan maakunnat. Alla olevassa kuvassa on esitetty vuoden 2019 päästötilanne Etelä-Pohjanmaan maakunnassa. Asukaskohtaiset kasvihuonekaasupäästöt olivat vuonna 2019 Etelä-Pohjanmaalla 12,2 tCO2e, Keski-Pohjanmaalla 11,7 tCO2e ja Pohjanmaalla 8,4 tCO2e. Lisää aineistoa kuntien ja maakuntien kasvihuonekaasupäästöistä löytyy osoitteesta http://www.hiilineutraali.fi.

Kaavio Etelä-Pohjanmaan alueen vuoden 2019 päästöistä. Kategoriat suurimmasta pienimpään: maatalous, tieliikenne, kaukolämpö, muu lämmitys, työkoneet, öljylämmitys, kulutussähkö, jätteiden käsittely, sähkölämmitys, raideliikenne, teollisuus, vesiliikenne, F-kaasut
Kasvihuonekaasupäästöt Etelä-Pohjanmaalla vuonna 2019. Suurimmat maakuntien päästölähteet ovat maatalous, energia (lämmitys) ja liikenne. Lisäksi päästökauppaan kuuluva teollisuus tuottaa osassa maakunnista runsaasti päästöjä. (SYKE)

Ilmastonmuutoksen hillintä on tasapainottelua päästöjen ja hiilinielujen välillä

Ilmastonmuutoksen hillinnässä tulee kasvihuonekaasupäästöjen lisäksi huomioida myös hiilinielut ja -varastot, kuten esimerkiksi metsien kasvillisuus. Hiilineutraalius edellyttää sekä päästöjen vähentämistä että hiiltä sitovien nielujen vahvistamista.

Kaavio Suomen kasvihuonekaasupäästöjen ja hiilinielujen suhteesta.
Suomen kasvihuonekaasupäästöt ja hiilinielut ennakkotiedon mukaan jaksolle 1990–2018 (Mt CO2-ekv.). Nollan yläpuolella näkyvät kasvihuonekaasupäästöt. Nollan alapuolella näkyy hiilinielun koko. Nielu syntyy LULUCF-sektorista (maankäyttö, maakäytön muutokset ja metsätalous), joka sisältää kuusi maankäyttöluokkaa (metsämaa, viljelysmaa, ruohikkomaat, kosteikot, rakennettu maa ja muu maankäyttö) sekä puutuotteet. (stat.fi)

ELY-keskuksen rooli ilmastotyössä

Minkälaista ilmastotyötä ELY-keskus sitten tekee? ELY-keskuksella on monta roolia asiantuntijana, tiedonvälittäjänä sekä mahdollistajana esimerkiksi päästöjä vähentävien uusien ratkaisujen ja teknologioiden kautta. ELY-keskuksen tavoitteet tulevat ELY-keskusten ja aluehallintovirastojen yhteisen AVI-ELY-strategian kautta, jossa hiilineutraali Suomi 2035 on läpileikkaavasti ELY-keskuksen toimintaa ohjaava teema. ELY-keskusten avuksi on Pirkanmaan ELY-keskuksen johdolla laadittu ns. ilmastotiekartta, jonka avulla käydään ELY-tehtävien ilmastorajapinnat eli kehittämiskohteet läpi. Tiekarttatyössä on saatu muodostettua kattava kokonaisuus ympäristöministeriön hallinnonalan ilmastonmuutoksen hillintään sekä maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan ilmastonmuutoksen sopeuttamiseen liittyvistä tehtävistä.

Kehittämiskohteiden vaikuttavuuksia on tiekarttatyössä arvioitu mm. päästöjen ja ELY-keskuksen ohjauskeinojen kautta. Jatkotyönä Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus tulee valitsemaan ilmastotyön kannalta keskeisimmät tehtävät ja miettimään, miten tehtäviä mahdollisesti voisi tehdä vieläkin paremmin ilmastonmuutoksen hillinnän ja siihen sopeutumisen huomioiden Osa ELY-keskuksen ilmastorajapintaan liittyvistä tehtävistä, voivat vaatia muutoksia toimintatapoihin, jotka taas edellyttävät uusia ohjeita tai jopa lakimuutoksia. Uusin hieno edistysaskel on määräaikainen metsitystuki, jota kohdennetaan mm. käytöstä poistuvien turvetuotantoalueiden metsittämiseen. Tärkeintä on kuitenkin se, että ilmastotyö on nyt aloitettu myös Etelä- Pohjanmaan ELY-keskuksessa. Olemme myös saaneet huomata, kuinka paljon ja pitkään mm. ilmastonmuutokseen liittyvää sopeutumistyötä on ELY-keskuksissa jo tehty!

Konkreettisina esimerkkeinä ELY-keskusten virkatehtäviin jo sisältyvistä ilmastotehtävistä ovat mm. ympäristövastuualueen hoitamat ympäristövaikutusten arviointi- eli YVA-menettelyt, maankäyttö- ja rakennuslain (MRL) mukaiset tehtävät, tulvariskien hallintaan ja vesiensuojeluun liittyvät tehtävät sekä liikennejärjestelmiin liittyvät tehtävät. ELY-keskusten E-vastuualueen (elinkeinot, työvoima ja osaaminen) tehtävistä rakennerahoituksen osalta taas on seurattu kuluvalla ohjelmakaudella rahoitettujen toimien vähähiilisyystavoitteita. Tulevalla rakennerahoituskaudella yhtenä viidestä pääteemasta tulee olemaan vihreämpi, vähähiilinen Eurooppa. Lisäksi oikeudenmukaisen siirtymän rahaston (JTF) rahoitusta suunnataan lieventämään ilmastosiirtymän haitallisia vaikutuksia, erityisesti turpeen käytön vähentämisestä aiheutuvien negatiivisten vaikutusten vähentämiseen. Euroopan elpymis- ja palautumistukivälineen läpileikkaavana tavoitteena on vihreän ja digitaalisen siirtymän vahvistaminen. Maaseuturahaston osalta on jo kuluvalla ohjelmakaudella rahoitettu lukuisia kehittämis- ja investointihankkeita, joissa on edistetty mm. bioenergian hyödyntämistä, kiertotaloutta, resurssitehokkuutta, turvemaiden ilmastoystävällistä käyttöä maa- ja metsätaloudessa, maatilojen biokaasulaitoksia sekä aurinkoenergian hyödyntämistä maatiloilla. Lisäksi on edistetty peltojen vesitaloutta peruskuivatuksen ja säätösalaojitusten kautta. Tällä hetkellä ELY-keskusten maaseutuyksiköt valmistelevat tulevan ohjelmakauden alueellisia maaseudun kehittämisohjelmia. Maaseuturahaston CAP-valmistelussa kunnianhimoiset ilmastotavoitteet ovat vahvasti mukana.

Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus haastaa toimialueensa kunnat mukaan ilmastotyöhön esimerkiksi liittymällä Hinku-verkostoon! Seinäjokihan on jo Hinku-kunta ja Kokkolakin taitaa harkita haasteen ottamista vastaan. Kunnat voivat myös tehdä yhdessä ilmastotyötä, tästä hienoja esimerkkejä ovat Pietarsaaren seutu ja Kestävät Kunnat Etelä-Pohjanmaalla.

Niina Pirttiniemi

Ilmastokoordinaattori

Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Tulvatkin vaativat harjoittelua

Tulvariskien hallinnan suunnitelmiin on sisällytetty yhtenä toimenpiteenä suurtulvaharjoituksen järjestäminen Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen alueella. Tähän toimenpiteeseen vastaamaan ryhdyttiin alkusyksyllä 2019 suunnitella laajaa pohjalaismaakuntien suurtulvaharjoitusta vuodelle 2020. Suunnitteluryhmässä oli alueen pelastuslaitosten, kuntien, Tulvakeskuksen/Suomen ympäristökeskuksen ja ELY-keskuksen edustajia. Harjoitus suunniteltiin kokonaisuudeksi, jossa maaliskuussa 2020 pidettäisiin puolen päivän työpaja ja marraskuussa 2020 koko päivän suurtulvaharjoitus. Näiden kahden lähipäivän välissä olisi lisäksi välitehtävä.

Työpajapäivän sisältö oli jo pitkälle valmis, kun yhteiskunnallinen tilanne yhtäkkiä muuttui, valmiuslaki otettiin käyttöön ja kokoontumiset kiellettiin. Tämän seurauksena työpajapäivän ajankohtaa siirrettiin syyskuun alkuun, ”kun kokoontumiset taas ovat mahdollisia”. Myöhemmin keväällä, kun pandemia ei osoittanut laantumisen merkkejä, suunnitteluryhmässä päätettiin järjestää syyskuun työpajapäivä etätilaisuutena.

Monien muutosten ja osallistujien toiveiden pohjalta harjoituskokonaisuus päätettiin muodostaa uudelleen ja lopulta työskentely jakaantui kolmelle päivälle: puolen päivän työpaja 8. syyskuuta, puolen päivän koulutus tulvatilannetyökaluista 10. marraskuuta ja koko päivän suurtulvaharjoitus 16. maaliskuuta 2021. Kaikkiaan harjoituksen eri vaiheisiin osallistui lähes 150 henkilöä, joista varsinaiseen harjoituspäivään harjoittelijana lähes sata.

Ensimmäisessä työpajassa rasteilla käsiteltiin mm. viestintää, johtamista, vastuunjakoa ja organisaatioiden resilienssiä. Toinen harjoituspäivä keskittyi erilaisten tulvatilanteessa käytettävien ohjelmien, aineistojen, järjestelmien ja palveluiden ominaisuuksiin ja käyttöön.

Varsinaista harjoituspäivää varten osallistujat jaettiin noin 10 henkilön toimialakohtaisiin ryhmiin. Tavoitteena oli tarkastella suurtulvan eri vaiheiden (varautuminen, operatiivinen ja jälkitoimet) vaikutusta toimialan tehtäviin. Rasteilla pyrittiin löytämään yhdessä ratkaisuja ja kehitysehdotuksia organisaatioiden toimintaan tulvan aikana. Harjoituksen tulvantilannekuvaus toteutettiin Tulvakeskuksen harjoituksen jokaista vaihetta varten tuottamilla TVV (Tulvakeskuksen vesitilanne viranomaisille) -harjoitusennusteilla.

Kaavio tulvaharjoituksen rasteista. Vaiheina varautuminen, tulvatilanne ja jälkitoimet.

Harjoituksessa hyödynnettiin Lapissa vuonna 2019 pidetyn suurtulvaharjoituksen (ROI2019) kokemuksia ja siellä tuotettuja aineistoja. Halusimme myös kokeilla, voisiko niitä soveltaa pohjalaismaakunnissa. Jouduimme kuitenkin toteamaan, että Lapin käytäntöjä ei voida suoraan käyttää meidän alueellamme. Lapin vesistöjen tulvien ennustettavuus ja varautumiseen käytettävissä oleva aika on merkittävästi pidempi kuin Pohjanmaan vähäjärvisissä joissa, joiden tulvat voivat nousta jo muutamassa päivässä. Koska varautumisaika on Pohjanmaalla lyhyt, nousi harjoituksessa esiin toimintatapojen selkeys, yhteystietojen ajantasaisuus sekä yhteisen tilannekuvan merkitys.

Ilmastonmuutoksen vaikutuksesta tulvien ennustettavuus heikkenee ja äkilliset rankkasadetulvat yleistyvät. Sen vuoksi varautumiseen ja yhteydenpitoon eri toimijoiden välillä tulee olla entistäkin paremmat valmiudet. Harjoituksessa saatiin käytännön kokemusta Teamsin käytön mahdollisuuksista eri organisaatioiden välisessä tiedon vaihdossa. Harjoitusta varten perustetun Teams-ryhmän käyttöä jatketaan myös tulevaisuudessa jakamalla siellä tulviin liittyviä aineistoa, ylläpitämällä yhteistä tilannekuvaa ja antamalla tarvittaessa ennakkovaroituksia. Virtuaalinen alusta mahdollistaa tilannekuvan luomisen laajalla toiminta-alueella ilman paikkaan sitomista.

Tekstikaavio tulvatilannekuvan luomisesta ja ylläpitämisestä toimialalla.

Kehittämiskohteina työpajoista nousivat esiin mm. tulvatilanneportaalin käyttö, tulviin varautumisen omavalvontalomake, viestintä- ja vastuunjakomatriisien ylläpito, tulvatilanne-toimintakortit sekä tulvariskikohteiden ja tulvavahinkojen dokumentointi.

Harjoitus itsessään valaisi erinomaisesti sitä tosiasiaa, että tulvat ja tulvantorjunta ovat vain pieni osa muita tehtäviä eri organisaatioissa. Moniosainen harjoitus on auttanut ymmärtämään, minkälaisia rooleja eri organisaatioilla voi olla tulvan aikana ja sen jälkeen.

Suuri veden vallassa oleva alue, jonka keskellä kulkee maantie ja junarata.
Tuovilan tulvajärvet maalis-huhtikuun vaihteessa 2021

Harjoituksen palaute oli myönteistä ja rakentavaa. Oli ilo huomata, että harjoitus koettiin tarpeelliseksi ja että siitä oli syntynyt oivalluksia ja kehitysideoita eri organisaatioihin. Lisäksi esitettiin toiveita järjestää pienempiä paikallisia, kohdekohtaisia harjoituksia, joissa voitaisiin harjoitella juuri oman alueen yhteistoimintaa ja yhteydenpitoa. Tämä voisi olla hyvä tapa toteuttaa harjoituksia tulevalla tulvariskien hallinnan suunnittelun kaudella. Varautuminen on tärkeää ja on syytä ylläpitää valmiutta ja rutiineja, jotta tositilanteessa toiminta olisi mahdollisimman sujuvaa.

Kim Klemola
Ryhmäpäällikkö, säännöstely- ja patoturvallisuusryhmä

Satu-Mikaela Burman
Kielenkääntäjä

Viranomaisen toiminnan julkisuus ja tietosuoja kulkevat käsi kädessä

Toukokuussa 2018 voimaan tullut tietosuoja-asetus on aiheuttanut useille meistä lisääntynyttä hiusten harmaantumista. Asetuksen soveltamisala ja suhde muuhun lainsäädäntöön on koettu hankalaksi ja henkilötietojen ja henkilötietoja sisältävien asiakirjojen julkisuusasema epäselväksi. Tietosuoja-asetus on kuitenkin vain yksi säädös muiden virkamiehiä ohjaavien lakien joukossa. Sen soveltamisala rajoittuu henkilötietojen käsittelyyn, eikä se edes sivuuta muita lakeja meidän päivittäisessä viranomaistyössämme.

Tietosuoja-asetus ja sitä selventävä tietosuojalaki säätelevät henkilörekistereitä ja ohjaavat näissä rekistereissä olevien henkilötietojen käsittelyä. Tällaiseksi asetuksessa on määritelty muun muassa henkilötietojen kerääminen ja luovutus. Henkilöltä ei saa kysyä tai kerätä sellaisia tietoja, joita kyseisen tehtävän hoitamisessa ei välttämättä tarvita. Tietosuoja-asetusta sovelletaan vain luonnollisilta henkilöiltä kerättäviin henkilötietoihin, ja henkilötietojen käsittely on sallittua, kun virkamies hoitaa lakisääteisiä velvoitteitaan.

Viranomaisten toimintaa ja asiakirjojen käsittelyä ohjaavat myös muut lait

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) puolestaan säätelee muun muassa asiakirjojen ja niissä olevien tietojen julkisuutta ja salassapitoa. Viranomaistoiminnan lähtökohtana on julkisuuslain 1 §:n mukainen julkisuusperiaate – viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jos laissa ei erikseen toisin säädetä. Laki takaa myös jokaiselle oikeuden saada viranomaisen hallussa olevasta julkisesta asiakirjasta pyytämänsä tiedot tai kopion asiakirjasta. Julkisuuslaissa säädetään myös siitä, mitkä asiakirjat ja asiakirjan sisällöt ovat salassa pidettäviä, ja millä perusteella näistä asiakirjoista on annettava tietoa. Asiakirjan tai asian salassapitoedellytys on tutkittava aina sillä hetkellä, kun asiakirjapyyntö on viranomaiselle esitetty. Tänään salassapidon edellytykset täyttävä asia ei ole ehkä lain mukaan salassa pidettävää enää kolmen vuoden kuluttua.

Tietosuojalain mukaan henkilötunnusta ei saa merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin. Henkilötunnuksen käsittelyn ja asiakirjaan merkitsemisen perusedellytys onkin henkilön yksiselitteinen yksilöiminen asiassa. Henkilötunnuksen merkitsemisen sijaan on hyvä miettiä myös pelkän syntymäajan riittävyyttä yksilöimään henkilö, mikäli henkilön nimi ei asiayhteydessä riitä. Pelkkä käsittelyn nopeutuminen ei kuitenkaan oikeuta henkilötunnuksen käsittelyyn.

Myös hallintolaissa on huomioitu henkilötietojen käsittely viranomaistoiminnassa. Lain mukaan asiakirjaan saa merkitä ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Lisäksi hallintolaki velvoittaa poistamaan henkilötiedot viranomaisen yleisessä tietoverkossa sijaitsevasta julkisesti kuulutettavasta asiakirjakokonaisuudesta, kun asiakirjojen nähtävilläoloaika päättyy.

Kun huomioimme nämä muutamat lakiin kirjoitetut detaljit, olemme selättäneet ne yleisimmät tietosuojaan liittyvät ongelmat, joihin usein törmäämme.

Vielä tiivistetysti:

  • Tietosuoja-asetuksessa on normit henkilötietojen käsittelystä. 
  • Julkisuuslaissa on säännöt asiakirjojen ja niiden sisällön julkisuudesta ja salassapidosta. 
  • Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat sisältöineen ovat lähtökohtaisesti julkisia, henkilötunnus tarpeettomana tulee kuitenkin poistaa asiakirjoista. 
  • Asiakirjan sisältämä henkilötieto ei tee asiakirjasta tai sen sisällöstä salaista, salassapidon edellytykset ovat laissa. 

Arja Poikajärvi
Lakimies
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus