Rahaa hankkeille, jotka edistävät digitaalisuutta

Digitaalisuus on edelleen aihe, jonka edistäminen on elintärkeää maaseudun kehittämiselle. Pidimme syyskuussa Mahtisatoa treffit ja hankeinfon, jossa toivoimme erityisesti hankkeisiin lisää digitaalisuutta ja sen mahdollisuuksien hyödyntämistä (katso lisää https://pareemaaseutu.fi/arkisto/ajankohtaista/). Hyrrästä saatavan raportin mukaan Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus on tällä ohjelmakaudella rahoittanut maaseuturahastosta 10 kehittämishanketta, joissa on edistetty digitaalisuutta. Tätä kirjoittaessani istun kotona työpöydän ääressä töissä, etäpäivällä. Omasta mielestäni digitaalisuus tällä ohjelmakaudella on lisännyt hyvinvointiani konkreettisesti mahdollistaen esim. etäpäivien tekemisen, koska kaikki työssä tarvittavat tiedot ja asiakirjat löytyvät kannettavalta tietokoneeltani – sähköisessä muodossa.

Hyrrä-palvelun logo repeävän paperin takana. Kaiken tämän on mahdollistanut Hyrrä – maaseudun tukien sähköinen järjestelmä, jonka kautta hakijat voivat hakea mm. yritys- ja hanketukia. Hyrrä -järjestelmässä tehdään niin ikään tukien myöntö- ja maksupäätökset. Kaikki on kätevästi sähköisessä muodossa ja arkistointi hoituu kuin itsestään. Juuri tuo arkistointi on ollut asia, josta olen kuullut monen hakijankin olevan mielissään. Enää ei tarvitse etsiä hankemappia ja kadonneita papereita toimiston uumenista, kunhan on vain kerran syöttänyt tai liittänyt ne Hyrrään. Tiedot ovat kaikkien saatavilla Hyrrässä ja vieläpä 24/7.

Hyrrä-palvelun logo.

Aluksi pidin sähköistä järjestelmää hankalana ja tulostin papereita ahkerasti. Paperilta oli muka paljon mukavampi lukea. Nyt huomaan, että vähitellen tulostaminen on vähentynyt ja olen ehkä vähän huomaamattanikin oppinut lukemaan asioita ruudulta. Ihan kokonaan en ole tulostamiselta vielä kuitenkaan välttynyt, vaan joissain tapauksissa koen, että minun on pakko saada tehdä merkintöjä käsin suoraan asiakirjaan. Tältä osin odotan vielä omaa kehittymistäni ja järjestelmän kehittymistä.

Hyrrä-järjestelmää kuvaava Pöyrööt-sarjakuva, jossa pohjalaismies kertoo millaisia vanhanajan perinteiset hyrrät olivat ja millainen on Hyrrä-järjestelmä.

Hyrrän myötä huomaan myös, että sähköpostiliikenne asiakkaiden kanssa on vähentynyt, koska asiakirjat voi liittää suoraan Hyrrään. Itse pidän tätä hyvänä asiana, koska enää ei tarvitse pelätä sitä, että asiakirjat hukkuisivat omaan sähköpostiini. Sähköisen asioinnin yksi negatiivinen puoli on mielestäni kuitenkin se, että kasvokkaiset kohtaamiset ja puhelimella soittaminen ovat vähentyneet. Ihmisten välinen vuorovaikutus onkin juuri se asia, mitä olen paljon pohtinut digitaalisuuteen liittyen. Toki digitaalisuus tarjoaa välineitä jo sähköiseen kohtaamiseenkin, mutta ainakin itse koen siltä osin vielä aikamoista kömpelyyttä. Vuorovaikutus, kumppanuus ja yhteistyö ovat kuitenkin asioita, joiden kautta löytyy uusia innovaatioita ja kokeiluja. Hyrrääkin oppii parhaiten käyttämään, kun joku neuvoo kädestä pitäen tai katsot netistä ohjevideon.

Kahta en hanketyössä kuitenkaan vaihtaisi: toinen on Hyrrä ja toinen on… yhteistyö!

Minna Nikkari
Kehittämissuunnittelija
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Hyrrä pyörähtää maaseudun hanketukien maksatuksissa

Maaseudun tukien sähköinen tukisovellus Hyrrä pyörähtelee jatkossa hieman tiheämpään tahtiin, kun Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen maaseutuyksikön maksatusryhmä apujoukkoineen ryhtyy ruuhkanpurkutalkoisiin. Maksatusten ruuhkautuminen on koskettanut viime aikoina pääasiallisesti Manner-Suomen maaseutuohjelmasta rahoitettujen maaseudun kehittämishankkeiden sekä yleishyödyllisten investointien maksatuksia. Ruuhkaa pyritään purkamaan usein eri toimenpitein ja yhteisin ponnistuksin, jotta maksuhakemusten käsittelyajoissa päästäisiin takaisin normaalirytmiin.

Maaseudun kehittämis- ja investointihankkeisiin on vuosina 2016 – 2018 tehty Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksessa sekä paikallisissa Leader -ryhmissä lähes 500 myönteistä hankepäätöstä. Näiden hankkeiden maksatuksia haetaan tyypillisesti useassa erässä ja maksuhakemuksia tuleekin maksatusryhmälle käsiteltäväksi kuukausittain kymmeniä kappaleita. Maksuhakemukset käsitellään pienellä muutaman henkilön maksatusporukalla, joka myös tekee tarkastuskäynnin lähes jokaiseen investointikohteeseen hankkeen loppumaksun yhteydessä. Jos olet joskus ihmetellyt miksi maksuhakemuksen tarkistaminen on niin hidasta puuhaa, niin pelkästään jo hakemukselta tarkistettavien asioiden tarkistuslistan pituus on liki kuusi sivua!

Mitä hanketoimija sitten voisi tehdä maksuhakemuksensa käsittelyn jouduttamiseksi? Yksittäisen hankkeen kohdalla maksuhakemuksen käsittelyaikaa lyhentää ensisijaisesti huolella tehty maksuhakemus, jolloin mukana ovat kaikki tarpeelliset liitteet heti hakemuksen saapuessa ELY-keskuksen maksatusryhmälle. Myöskin sähköisesti Hyrrään toimitettu hakemus on nopeampi käsitellä, kuin paperilla saapunut hakemus. Maksuhakemuksen yhteydessä toimitettavat liitteet vaihtelevat hankkeen luonteesta riippuen, joten ne listaamalla blogikirjoituksesta tulisi kovin pitkä ja puiseva luettelo. Alla kuitenkin listattuna muutama yleispätevä vinkki onnistuneeseen hanketoteutukseen ja maksatukseen.

Tutustu hankepäätökseesi

Hankepäätös useine sivuineen voi ensinäkemältä vaikuttaa kirjoitetun hepreaksi. Siihen lähemmin tutustuttuasi kuitenkin huomaat, että nipusta löytyvätkin mukavasti kootusti kaikki asiat, joihin Sinun tulee kiinnittää huomiota hankkeen toteutuksessa. Hankkeen ja maksatuksen onnistumisen kannalta on tärkeää, että tarvittavat asiakirjat, kuten vastikkeettoman työn (talkootyö) listat sekä hankintojen kilpailutus tehdään oikein ja oikea-aikaisesti hankkeen edetessä. Myöskään loppuraportin työstäminen jo hankkeen toteutusaikana ei ole ollenkaan huono idea. Jälkikäteen asiakirjojen tuottaminen maksatukseen on ”melkoinen savotta”. Hankepäätös toimii siis hyvänä käsikirjana hankkeen toteutukseen. Maksuhakemuksen kokoamisvaiheessa hankepäätökseltä on kätevää kerrata, mitä kaikkea siihen hakemukseen tulikaan taas liittää.

 Osallistu avoimin mielin ELY-keskuksen tai paikallisen Leader -ryhmäsi pitämään aloituspalaveriin. Hankkeen aloituspalaverissa käydään läpi juuri Sinun hankkeesi kannalta tärkeitä asioita. Paikalla olisi hyvä olla muutamakin korvapari kuulemassa hyvät neuvot hankkeen käytännön toteutukseen. Palaverissa on myös mahdollisuus kysyä itseä askarruttavista asioista. Älä myöskään hautaa aloituspalaverin muistiinpanoja paperipinon alle, kunnes maksuhakemuksen aika koittaa, vaan ota palaverista saadut timanttiset neuvot heti käyttöösi.

 Kysyvä ei tieltä eksy

Me täällä ELY-keskuksessa sekä Leader -ryhmissä olemme Sinua ja hankettasi varten. Neuvojen kysyminen kannattaa etenkin erilaisissa muutostilanteissa, jolloin voidaan varmistua siitä, että asiat sujuvat hankkeen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Maksuhakemuksen sisältöihin liittyviä kysymyksiä tai Hyrrä –sovelluksen ongelmatilanteita ei myöskään kannata jäädä yksin hautomaan, vaan apu löytyy usein puhelimen tai sähköpostin päästä.

 Tehdään yhdessä onnistuneita hankkeita!

 

Sanna Mallén
Maksatusasiantuntija
Etelä-Pohjanmaan
ELY-keskus, maaseutuyksikkö