Asiantuntijaviestinnällä on suuri rooli organisaatioiden viestinnässä

Lähes vuoden mittainen viestinnän suunnittelijan pestini Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksella on lähenemässä loppuaan ja on saanut minut pohtimaan, mitä kaikkea olenkaan oppinut viestinnästä tänä aikana. Uraansa aloittelevalle viestijälle ELY:n pesti on ollut elintärkeä kokemus ja suunnannäyttäjä. Se on ollut monipuolista ja opettavaista sekä ennen kaikkea ajatuksia herättävää.

Viestinnän suunnittelijan työ Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksella on saanut minut oivaltamaan uusia asioita ja ajattelemaan viestijän tehtävää aivan uudelta kannalta. Se on saanut minut myös huomaamaan, ei ainoastaan sen, miten tärkeää oma työni viestijänä on, mutta myös sen, miten tärkeää eri yksiköiden ja vastuualueiden asiantuntijoiden viestintä on. 

Asiantuntijaviestintä on asiantuntijan oman osaamisen esilletuomista viestinnän keinoin esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. Laadukas asiantuntijaviestintä hyödyttää sekä asiantuntijaa itseään, että hänen edustamaansa työnantajaa. Kun asiantuntijaviestintä on johdonmukaista, vahvistaa se työntekijän asiantuntijabrändiä. Samalla se hyödyttää myös koko organisaatiota, sillä se kasvattaa työnantajamielikuvaa sekä työnantajaorganisaation tunnettuutta uusien asiakkaiden silmissä.

Maisemakuva kesäiseltä Jalasjärven kuvausreissulta.

Mistä viestijä viestii, jos asiantuntija ei viesti ensin?

Moni asiantuntijoista saattaa kokea viestinnän haastavaksi tai jopa turhaksi lisätyöksi. Syitä siihen on monia, myös ihan järkeviäkin, kuten se ettei tiedä mistä ja miten aloittaisi. Vaikka tehtäväsi ei velvoittaisi sinua tekemään viestintää, on viestinnällä kuitenkin suuri merkitys. Maailma ja me viestijät tarvitsemme asiantuntijoita, sillä me viestijätkään emme pysty kaikkeen yksin. Jos emme saisi asiantuntijoilta ensin informaatiota asioista, joista viestiä, ei meilläkään yksinkertaisesti olisi mitään viestittävää.

Otetaan esimerkkinä vaikkapa Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen L-vastuualue ja joukkoliikenne. Keväällä teimme yhdessä kivan kuvauskeikan ja nyt syksyllä olemme päässeet työstämään eräänlaista videosarjaa, johon videoita on syntynyt jo enemmän kuin yksi. Koko materiaalia itsessään on syntynyt paljon; on kuvia, videoita, tiedotteita, blogeja,… Ja kaikki joukkoliikenteen asiantuntijoiden aloitteesta! Tätä materiaalia on jo näkynyt ja tulee jatkossakin näkymaan Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen eri viestintäkanavilla.

Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksella on käytössä monia viestinnän kanavia, joissa myös meidän asiantuntijamme saavat halutessaan äänensä kuuluviin. Esimerkiksi tämän blogin tavoitteena on toimia kanavana, josta asiakkaat saavat ajantasaista ja asiakaslähtöistä tietoa Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksella tapahtuvista asioista ja käynnissä olevista projekteista. Haluamme tuoda toimintamme monipuolisuuden näkyviin blogissa vaihtuvina teemoina eri asiantuntijoiden toimesta. Sitten taas esimerkiksi Instagramin puolella olemme tämän vuoden aikana tavanneet lukuisia työntekijälähettiläitä eli meidän asiantuntijoitamme esittelemässä työtehtäviään ja työpäiviensä kulkua. Lisäksi asiantuntijoitamme löytyy muun muassa Twitteristä ja LinkedInistä.

Keväisellä joukkoliikennekuvauskeikalla pääsin itse sekä kameran taakse että sen eteen.

Näillä onnistut!

Olen varma, että jokaisesta Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksenkin asiantuntijasta on myös hyväksi asiantuntijaviestinnän osaajaksi. Tässä muutama vinkki, joiden avulla voit lähteä rakentamaan omaa asiantuntijabrändiäsi ja siinä samalla toimia myös suurena apuna meille viestijöille.

• Mieti, mitä sinä osaat parhaiten ja miten muut voisivat hyötyä siitä. Asiantuntijaviestintäsi koostuu pääasiassa omasta ydinosaamisestasi ja sen kytkeminen omaan persoonaan on edellytys onnistumiselle. Anna siis persoonasi näkyä.
• Osallistu oman alasi keskusteluihin ja jaa tietämystäsi muille! Sosiaalinen media tarjoaa asiantuntijoille henkilökohtaisen joukkoviestimen, josta voi muodostua merkittävä vaikuttamiskanava. Osallistu keskusteluihin siis aktiivisesti ja rohkaise myös yleisöäsi keskustelemaan.
• Löydä juuri sinulle sopiva viestinnän kanava. Sosiaalinen media tarjoaa monenlaisia kanavia julkaisuille. Etenkin LinkedInissä ja Twitterissä korostuu asiantuntijaviestintä. Mieti, oletko enemmän pohdiskeleva, pidempiä tarinoita kirjoittava viestijä vai pidätkö enemmän lyhyestä ja ytimekkäästä viestintätavasta. Jos tuuppaa itsensä heti jokaiseen kanavaan, ei luultavasti jaksa sitoutua siihen kovin kauan. Valitse itsellesi sopivin kanava kohdeyleisösi, tavoitteesi ja oman kiinnostuksesi perusteella.
• Ole aktiivinen. Sosiaalisessa mediassa näkymiseen auttaa oma aktiivisuus.Tuota hyviä sisältöjä ja jaa myös muiden sisältöjä. Kommentoi ja osallistu keskusteluihin. Käytä ymmärrettävää ja konkreettista kieltä. Muista osallistua myös oman organisaatiosi viestintään aktiivisesti!

LÄHTEET

Skog, Ilse (2020). Asiantuntijana somessa – viesti ja vaikuta faktoilla. Metropolian Ammattikorkeakoulun blogi. Saatavilla: https://blogit.metropolia.fi/hiilta-ja-timanttia/2020/02/24/asiantuntijana-somessa-viesti-ja-vaikuta-faktoilla/

Kruut, Riina (2021). Luotettavalle asiantuntijaviestinnälle on kysyntää. Kollega.fi. Saatavilla: https://kollega.fi/2021/09/luotettavalle-asiantuntijaviestinnalle-on-kysyntaa/

Emilia Tuomikoski
Viestinnän suunnittelija
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Mitä uusi maakunta vaatii viestinnältä?

Kun uutta organisaatiota suunnitellaan ja valmistellaan, tulee itsestään selväksi miettiä myös organisaation viestintää. Mitä kaikkia päätöksiä, linjauksia ja ohjeita sekä valmisteluaineistoa uusi organisaatioviestintä tarvitsee? Erityisen tärkeää on myös johdon sitoutuminen linjauksiin, kanaviin ja muutenkin aktiivisesti viestintään.

Jokaiseen maakuntaan tehdään maakuntastrategia. Monin paikoin sitä työtä jo aloitellaan. Myös arvotyötä on aloitettu eli millaisilla arvoilla maakunta toimii ja mihin se sitoutuu. Maakunnalla tulee varmasti olemaan myös visio ja tavoitteita eli joku käsitys siitä mitä olemme ja ketä varten toimimme ja millaiseksi haluamme tulla ja millä keinoin sinne päästään.

Näistä maakunnan perusasiakirjoista ja linjauksista tulee voida työstää aikanaan myös viestintästrategia. Lisäksi täytyy miettiä visiota ja tavoitteita eli miten viestintä pystyy niihin vastaamaan ja mitkä ovat viestinnän tavoitteet. On pohdittava viestinnän kohderyhmiä, sisäisiä ja ulkoisia viestintäkanavia sekä eri kanavien käyttötarkoitusta, toimituspolitiikkaa, ohjeistusta ja linjauksia. Myös viestinnän suunnittelu ja seurantamenetelmät on järjestettävä uuden organisaation näkökulmasta. On mietittävä myös viestintähenkilöstön työnjakoa ja järkeviä tehtävänkuvia. Näitä ja monia muitakin asioita on pohdittu ja tullaan kiihtyvällä tahdilla miettimään maakunta- ja sote -uudistuksen viestintäryhmissä ympäri Suomen.

Uuden suunnittelu on jännittävää ja motivoivaakin. Näiden konkreettisten asioiden suunnittelu ja listaaminen tuntuvat olevan ehkä niitä helpoimpia asioita. Kaikkea ei tarvitse edes pohtia alusta asti, vaan voidaan ottaa käyttöön myös hyviä käytäntöjä maakuntaan sijoittuvien organisaatioiden nykyviestinnästä.

Sitten tuleekin ne vaikeammat tehtävät. Miten saada henkilöstö mukaan noudattamaan uutta viestintätapaa tai johtajat aktiivisiksi viestijöiksi? Miten saada monesta organisaatiosta tuleva henkilöstömme noudattamaan uuden organisaatiomme viestinnän linjauksia? Useilla heistä on monen edeltävän työpaikkansa vanhat totutut viestimisen tavat ja joillakin voi tähän päälle olla vielä myös asenne. Kaikki eivät näe viestintää tärkeäksi asiaksi, eikä uuden opettelu heitä kiinnosta. He eivät halua uhrata viestintään työaikaa, sillä muita töitä on aivan tarpeeksi. Moni näkee viestinnän erilliseksi työksi, ei osaksi omaa työtä.

Tässä uuden omaksumisessa ja vanhasta pois oppimisessa on johdolla erittäin tärkeä rooli. Esimiehet toimivat esimerkkinä, siksi heidät tulee saada ensimmäisenä omaksumaan uudet tavat ja ohjeet. Heidät pitää myös saada innostumaan viestinnästä ja näkemään se yhdeksi työnsä tärkeäksi osaksi. Tämän jälkeen heidän tulee sitoutua viemään uudistusta alaistensa keskuudessa eteenpäin. Tämä on erityisen tärkeää, kun uutta organisaatiota perustetaan.

Mitä esimiehet ja työntekijät voisivat nyt sitten tehdä, ennen kuin uudistus on todellisuutta? Ainakin he voisivat kiinnostua nykyisen organisaationsa  viestinnästä. He voisivat myös tehostaa omaan työhönsä liittyvää viestintää joko talon sisällä tai ulkoisille asiakkaille ja sidosryhmille. Esimiehet ja kaikki muutkin kiinnostuneet voisivat myös pyytää viestimiseen omasta organisaatiostaan tarvitsemaansa lisäkoulutusta, aloittaa ehkä ensimmäiset askeleensa vaikka jonkun some-kanavan käyttäjinä. On ok myöntää omat kehittymistarpeensa ja hakea lisäoppia viestintään. Väistämätöntä kuitenkin on se, että muuttuvassa työelämässä erilainen vuorovaikutusosaaminen on sellainen valttikortti, että sitä ei kannata jättää kenenkään käyttämättä. Ja sitähän se viestintä on – vuorovaikutusta.

Camilla Juntunen
Viestintäpäällikkö
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus