On hyvä varautua ja valmistautua, vai mitä?

Ympärillämme tapahtuu sellaisia asioita, joita meistä kukaan ei olisi voinut edes kuvitellakaan tapahtuvan vielä muutama vuosi sitten. Ensin maailman yli pyyhkäisi pandemia ja nyt Suomen lähistöllä, Euroopan tällä laidalla, käydään järkyttävää sotaa. Molempien kriisien välittömät seuraukset näkyvät ja tuntuvat jokaisen suomalaisen arjessa ja elämässä. Lieneekö syy viimevuosien maailmanlaajuisissa kriiseissä vai missä, mutta varautuminen- ja valmius -termit ovat yhä enemmän kaikkien meidän huulillamme.

ELY-keskusten rooli ja tehtävät ovat valmiudessa ja varautumisessa merkittävät

ELY-keskuksille on normaalin lainsäädännön ja tulosohjauksen kautta määritelty monia varautumistehtäviä, kuten esimerkiksi tiestön käytön ja logistiikan turvaaminen, ajoneuvojen ja työkoneiden varaaminen, varautuminen ympäristö- ja luontovahinkoihin, vesihuollon turvaaminen, tulvariskien hallinta sekä patoturvallisuus. Tehtävämme vain lisääntyvät, jos tutkitaan valmiuslain (www.finlex.fi) kautta ELY-keskusten tehtäviä ja vastuita.

Kriisit eivät tunne yleensä rajoja

Pandemiat, ympäristöonnettomuudet, tulvat, rajuilmat, sodat, poikkeustilanteet ja muut kriisit harvoin tuntevat rajoja. Ei pandemia tai tulva yleensä pysähdy kunnan tai maakunnan rajalle. Siksi varautumisessakin on erittäin tärkeää tehdä yhteistyötä yli maantieteellisten rajojen ja myös ehdottomasti eri viranomaisten ja muiden toimijoiden kesken.

Etelä-Pohjanmaan ja Pohjanmaan ELY-keskusten ja TE-toimistojen johtoa ja valmiuspäällikkö Jaakko Pukkinen vasemmalla.

ELY-keskukset ovat ottaneet yhteistyössä aimo harppauksen pohjalaismaakunnissa. Etelä-Pohjanmaan ja Pohjanmaan ELY-keskuksille ja TE-toimistoille palkattiin viime vuonna yhteinen valmiuspäällikkö Jaakko Pukkinen. Pari viikkoa sitten vietimme oikein valmiustyön viikkoa. Ensin kokoonnuimme valtakunnallisinkin voimin Vaasaan pohtimaan maatalouden huoltovarmuutta ja sitä, millaisia suunnitelmia siihen sektoriin olisi syytä luoda mahdollisia poikkeusoloja varten. Samalla viikolla kokoonnuimme lisäksi Kauhavan lentosotakoululle valmiusseminaariin. Yhdessä pohjalaisten ELY-keskusten ja TE-toimistojen väen kanssa pohdimme niitä, ihmisten arkipäivään vaikuttavia, asioita, jotka ELY-keskuksen ja TE-toimiston vastuulle kuuluisivat poikkeusoloissa valmiuslain mukaan. ELY-keskusten ja TE-toimistojen johdon ja asiantuntijoiden yhteistyöryhmissä pohdimme konkreettisia toimia erilaisiin tilanteisiin ja skenaarioihin liittyen.

Todelliset kriisit koettelevat aina organisaatioita ja henkilökuntaa. Jotta voimme hoitaa laissa määrätyt tehtävämme, on meidän mietittävä johtamisketjut, sijaistukset, käytännön järjestelyt ja muut suunnitelmat kuntoon. Yksi seminaarien tärkeitä tavoitteita oli myös löytää ne kysymykset ja kohdat, joihin ei ole vielä ratkaisua tai joihin täytyy löytää ratkaisut ja vastaukset ylemmältä taholta, kuten ohjaavilta ministeriöiltämme. Valmiuslakia ollaan päivittämässä, joten nyt on hyvä hetki miettiä yhdessä, miten sitä tulisi päivittää ja missä kysymyksissä täytyy yhdessä pohtia järkeviä ratkaisuja.

Hyvin suunniteltu on puoliksi hoidettu

Myös viestintä on kriisien hoidossa aivan avainasemassa. Miten viestit moderneilla välineillä ja nykyaikaisissa kanavissa, jos sähköt ja tietoliikenneyhteydet ovat poikki. Pakko myöntää, että vaikeaa on, mutta tällaisia asioita täytyy silti pohtia. Kriisitilanteissa saattavat myös viestien kohderyhmät vähän normaalista poiketa. Ja viestinnälle voi tulla monenlaisia rooleja pelkän tiedotuksen ja tiedon välityksen lisäksi.

Vaikka kysymyksiä valmiusseminaareista jäi paljonkin auki, olivat yhteiset pohdinnat äärettömän hyödyllisiä myös viestinnälle. Vaikka emme olekaan vielä täysin valmiita, olemme kuitenkin pidemmällä kuin aiemmin.  Sanotaanhan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kyllä me pohjalaiset pärjätään, kun käytetään maalaisjärkeä ja hoidetaan hommat kuntoon yhdessä. Se, mitä voidaan suunnitellaan etukäteen ja loput sovelletaan, kuten viisaammat ovat todenneet.

Camilla Juntunen
Johdon tuen ja viestinnän päällikkö
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Viestintäharjoittelijoiden tunnelmia poikkeuskesältä

Kesän kääntyessä pikkuhiljaa syksyksi, on hyvä hetki vilkaista elämää hieman taaksepäin – takana on hyvin poikkeuksellinen kevät ja kesä. Maaliskuussa, kun Ida-Maria aloitti oman harjoittelunsa, hän ehti olla vain yhden päivän toimistolla ennen kuin oli aika siirtyä etätöihin. Tilanne ei tunnetusti ollut sen kummempi vielä kesäkuussa Riikan aloittaessa työnsä, joten kunhan välineet oli saatu kuntoon ja jokseenkin tutustuttu, miten kaikki toimii, oli aika siirtyä työskentelemään kotoa käsin. Voidaankin kuin yhdestä suusta todeta, että harjoittelun aikana itsenäinen työskentely on ainakin tullut tutuksi!

Viestijän tyypillinen työskentely-ympäristö etätyöaikaan.

Aivan uudenlaisen työn aloittaminen etänä hieman jännitti alkuun, mutta vauhtiin päästyä työnteko on sujunut mukavasti. Toki etätyö on melko erilaista kuin työskentely toimistolla: perehdytyksen lisäksi työkavereihin tutustuminen on tapahtunut Teamsin kautta päivittäisten kahvipöytäkeskustelujen sijaan ja helposti konttorin poikki huikattavat asiat joutuukin hoitaa erikseen sähköpostitse tai pikaviestimillä. Kun vieressä ei ole koko ajan ollut kaveria, jolta kysyä apua, on monet asiat tullut opeteltua itsenäisesti ja samalla on saanut ottaa myös itse suurempaa vastuuta omasta työskentelystään. Onneksi kuitenkin yhteydet toimii ja tarpeen tullen apuakin löytyy aina langan päästä.

Maastokäynniltä Söderfjärdenistä.

Keväällä koko maailman yli pyyhkäissyt koronavirus muutti työskentelytavan ja -paikan lisäksi myös alkuperäistä suunnitelmaa työtehtävistämme. Asetettujen rajoitusten myötä mm. tapahtumien järjestäminen ja haastattelureissut ovat jääneet välistä, mutta olemme kaikesta huolimatta päässeet työskentelemään monipuolisesti erilaisten työtehtävien parissa. Tiedotteiden, kuulutuksien, intrauutisten ja somepäivitysten julkaisun lisäksi kumpikin on päässyt työskentelemään omien verkkosivuprojektiensa parissa. Ida-Maria on luonut kokonaan uudet verkkosivut sekä KLIVA-hankkeelle että Lapväärtin-Isojoen vesivisiolle ja Riikka puolestaan on paneutunut kesän aikana saavutettavuusvaatimuksiin ja päivittänyt oman ELY-keskuksen verkkosivuja. Vaikka työskentely on pääasiassa tapahtunut visusti oman keittiön pöydän ääressä, kumpikin meistä on päässyt myös asiantuntijoiden mukana maastokäynnille. Lisäksi viestinnän työtehtäviin on kuulunut mm. valokuvaus, käännöstehtävät sekä KLIVA-hankkeen podcastin äänittäminen. Podcastia pääset kuuntelemaan täältä: KLIVA-podcast (anchor.fm).

Etäilystä huolimatta harjoittelumme on sujunut kokonaisuudessaan hyvin ja fiilikset ovat positiiviset. Olemme tyytyväisiä ja kiitollisia siitä, että poikkeuksellisesta tilanteesta huolimatta meille on pystytty tarjoamaan harjoittelupaikka ja monipuolinen katsaus viestinnän tehtäviin, minkä lisäksi on ollut kiinnostavaa seurata valtion viranomaisen viestintää poikkeusaikana. On myös ollut mukava nähdä miten hyvin meidät on otettu vastaan ja kuinka kova luotto meidän osaamistamme kohtaan on ollut. Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin!

 

Ida-Maria Huuhka &
Riikka Peltomäki
Viestintäharjoittelijat vm. 2020
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

Kiinni työelämässä – myös etänä

Etäjohtamisen ja -ohjauksen mahdollisuudet poikkeuksellisena aikana

Kuka olisi uskonut, että poikkeustilanne ei ainoastaan pakottanut meitä digiloikkaan, vaan että erilaiset virtuaaliset ratkaisut ovat juuri nyt välttämättömyys lähes kaikessa ihmisten välisessä kanssakäymisessä? Perinteisesti etänä toteutetut kohtaamiset ovat tarkoittaneet etäisesti jossain kaukana toteutettua, yksisuuntaista kanssakäymistä, jossa toinen osapuoli puhuu, muut osapuolet kuuntelevat, ja vuorovaikutus on tarkoittanut virtuaalista postilaatikkoa työtilassa. Mutta täytyykö digitaalisen kohtaamisen olla henkilökohtaisuuden vastakohta?

Kiinni työelämään -hanke

Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksessa on käynnissä Kiinni työelämään -hanke (ESR), jonka tavoitteena on saattaa yhteen työnhakija-asiakkaat, joiden työttömyys uhkaa pitkittyä, sekä rekrytointiongelmia kohdanneet yritykset. Hankkeessa asiakas kulkee aktiivisesti tuettua hankepolkua kohti palkkatyösuhdetta. Tuki ulottuu työllistymisen alkutaipaleelle auttaen työnhakijaa sekä työllistävää organisaatiota pysyvän työsuhteen rakentumiseen.

Yksilövalmennuksessa henkilökohtaiset tapaamiset sekä niiden perusteella rakentuvat henkilökohtaiset, tavoitteelliset polut kohti työelämää ovat Kiinni työelämään -hankkeen toiminnan perustana myös poikkeusaikana. Tavoitteena on edelleenkin luoda jokaiselle henkilökohtainen polku työelämään, vaikka pitkään työttömänä olleiden työnhakija-asiakkaiden työnhaku voi tässä tilanteessa hankaloitua entisestään. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö heillä olisi edelleenkin tarvetta työvalmiuksien ja osaamisen kehittämiselle yksilövalmennuksen keinoin. Päinvastoin ­– tarve näyttäytyy nyt vahvempana kuin koskaan.

Fyysisesti kaukaa vai henkisesti läheltä

Aika, jolloin henkilökohtaiset tapaamiset eivät onnistu, haastaa meidät miettimään henkilökohtaisuuden uudelleen. Voisiko henkilökohtaisuus tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että kysymme ja aidosti kuuntelemme?

Henkilökohtaisten kohtaamisten tärkeys ei ole tärkeää vain työnhaun näkökulmasta, vaan kaikessa ihmisten välisessä toiminnassa. Sitran äskettäin julkistettu raportti Työttömien näkökulma elinikäiseen oppimiseen (Sitra, 2020) painottaa myös henkilökohtaisen tuen sekä luottamuksellisen suhteen rakentumisen tärkeyttä työttömyyden hoidossa. Luottamuksen rakentuminen on tärkeä tavoite jokaisessa asiakassuhteessa, koska ilman luottamusta ei ohjauksesta voi tulla merkityksellistä, asiakkaan omia valmiuksia vahvistavaa, tuloksellista toimintaa. Vain itseluottamus mahdollistaa oman osaamisen tunnistamiseen ja sanoittamiseen, jotka puolestaan edesauttavat työllistymään (Sitra 2020).  Valmennuksen perustuessa etäsuhteeseen onkin ensisijaisen tärkeää vaalia rakentuneita suhteita, ettei luotettava ihmissuhde katoa.

”Luottamuksen ansaitseminen ohjaustyössä on tärkeää. Se on pohjana onnistumisille jatkossa.” Jani Aho, projektisuunnittelija.

Tarvitsemme luotetun tahon peilaamaan omaa itseämme ja ajatuksia, sekä tunnetta siitä, että meidät nähdään ja meidät kuullaan. Että olemme tärkeitä. Siksi kohtaamisten merkitystä ei voida sivuuttaa silloinkaan, kun olemme fyysisesti kaukana. Voimmehan olla fyysisesti paikalla mutta henkisesti poissa. Emmeköhän pysty olemaan myös fyysisesti kaukana, mutta henkisesti paikalla.

Kiinni työelämään -hankkeen työryhmä. Vasemmalla projektisuunnittelija Elina, keskellä projektipäällikkö Piia ja oikealla projektisuunnittelija Jani.

Luottamus etäjohtamisen ja -ohjauksen taustalla

Onnistumisen kokemukset ja inhimilliset kohtaamiset vahvistavat uskoa itseemme. Miten niiden toteutumista voidaan tukea etäällä toisistamme? Huomionarvoista on, että oli kyseessä mikä tahansa etäältä tapahtuva ohjaus (esim. esimiestyö, opettaminen, valmennus), perustuu onnistunut ohjaus luottamukseen. Esimerkiksi TTK:n raportti etäjohtamisesta (2018) toteaa, että virtuaalinen toimintaympäristö ei tarjoa luontevaa sosiaalista ympäristöä luottamuksen rakentumiselle. Siksi etäsuhteissa luottamusta tarvitaan enemmän ja sen rakentaminen heti toiminnan käynnistyessä on tärkeää.

Lähde: TTK 2018: Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä.

Koska luottamus syntyy siitä, että koemme tulleemme kuulluksi, nähdyksi ja arvostetuksi, korostavat tutkimukset kasvokkain tapaamisen tärkeyttä. Huomionarvoista on, että on myös näyttöä siitä, että luottamus voi syntyä virtuaalisesti. Luottamuksen syntymistä edistävät mm. sosiaalinen, vapaamuotoinen kommunikointi (etäkahvit!), innostuneisuuden ja persoonallisuuden esiintuominen, vastuunjako ja toisten vahvuuksien huomiointi (sä osaat tän!), viestinnän oikea-aikaisuus, kuuntelu, palautteen antaminen ja motivointi (sä teit tän tosi hyvin, iso kiitos!), sekä positiivinen johtaminen ja rauhallinen suhtautuminen kriisitilanteisiin.

”Uskon, että tämä valitettava koronakriisi ikään kuin pakottaa ihmiset luomaan nyt jotain uutta ja kehittämään yhteydenpitoa ja palveluita etäyhteyksien varassa ennätysvauhtiin. Tässä on siten myös paljon mahdollisuuksiakin. Maailma ei tule olemaan enää entisensä, vaan toivottavasti kriisin jälkeen myös entistä toimivampi.” Elina Esala, projektisuunnittelija.

 

Vastuunkantoa ja henkistä läsnäoloa

Oli kyseessä minkälainen etänä tapahtuva ohjaussuhde tahansa, luottamuksellisen suhteen rakentuminen on merkityksellisen sekä tuloksellisen toiminnan perustana. Nyt jos koskaan olemme vastuussa ihmisten huomioimisesta ja kannustamisesta yksilöllisesti. Osoitetaan, että jokainen on tärkeä. Kysy ja kuuntele.

”Tässä tilanteessa voimme yhdessä asiakkaiden kanssa ihmetellä tätä päivää ja näitä muutoksia. Kuitenkin jokaisella asialla on myös omat mahdollisuutensa, kuten nyt syntyvät uudet tehtävät ja alat, joita kohti voimme yhdessä lähteä polkuja suunnittelemaan.” Elina Esala, projektisuunnittelija

 

Piia Kaunisto
Projektipäällikkö
Kiinni työelämään -hanke (ESR)
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus

 

 

Lähteet:

Sitra, 2020. https://media.sitra.fi/2020/04/01151705/tyottomien-nakokulma-elinikaiseen-oppimiseen.pdf. Luettu 2.4.2020.

TTK Työturvallisuuskeskus, 2018. Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Saatavissa: https://ttk.fi/koulutus_ja_kehittaminen/julkaisut/digijulkaisut/etajohtaminen_ ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa. Luettu 3.4.2020.