Viestintäharjoittelijoiden kesäseikkailu ELY:ssä

Koneella näpyttelyä, byrokratian pyörittelyä ja harmaita toimistoseiniä – tällainen saattaa olla monen nuoren mielikuva virastossa työskentelystä. Myönnettäköön, että toimistomme sisustuksesta löytyy myös harmaan sävyjä, mutta muilta osin meidän viestintäharjoittelijoiden kesä ei ole lainkaan muistuttanut tätä stereotypiaa. ELY-kesäämme on mahtunut muun muassa some-kampanjan suunnittelua, tiedotteiden kirjoittamista ja kuvien ja videoiden käsittelyä. Aiheet, joista olemme viestineet, ovat olleet kaikkea muuta kuin yksitoikkoisia. Lisäksi kesätyömme on vienyt meidät toimiston ulkopuolelle mitä erilaisimpiin maastokohteisiin.

Viestintäharjoittelijat ylittämässä jokea.

Eri yksiköiden töihin tutustuminen onkin ollut yksi antoisimmista asioista harjoittelussa. Mieleen on jäänyt erityisesti majavakartoittajien työn videokuvaus, jossa me siistiin sisätyöhön tottuneet humanistit pääsimme kunnolla testaamaan kestävyyttämme suolla ja umpiryteikössä tarpoessa. Selvisimme jopa joen ylityksestä (Todistusaineistona yllä oleva kuva 😉). Vieraslajitiedottajien opastuksella taas osallistuimme talkoisiin, joissa kitkimme pois haitallista jättipalsamikasvustoa.

Kuva jättipalsamitalkoista

Luontokohteiden lisäksi tutuiksi ovat tulleet muun muassa jätevedenpuhdistamo ja asfalttityömaa. Eipä sitä ollut ennen ajatellutkaan, kuinka monimutkaisista prosesseista näissä arkisilta tuntuvissa asioissa onkaan kyse. Juttukeikkojen merkeissä pääsimme myös haastattelemaan esimerkiksi tukityöllistettyjä nuoria sekä luomuviljelijöitä. Viestintätaitojen lisäksi harjoittelu on siis kartuttanut myös yleistietoa ja ymmärrystä ELY-keskuksen laaja-alaisesta toiminnasta.

Asfalttityökone

Kesän aikana osaamiseemme on luotettu, ja vakkareiden lomaillessa olemme saaneet vapaasti visioida ja toteuttaa omia ideoita. Työtehtävät ovat olleet mielekäs yhdistelmä säännöllistä päivittäisviestintää ja ex tempore -hengessä toteutettuja tehtäviä. Vaikka meillä molemmilla on ollut omat vastuualueet, on ollut kiva miettiä asioita myös yhdessä. Meidät on otettu hyvin vastaan, ja kahvitauot ovat kuluneet mukavissa merkeissä muihin työntekijöihin ja harkkareihin tutustuessa.

Näistä aineksista on koostunut opettavainen ja seikkailuntäyteinen kesä, jonka muistamme varmasti pitkään!

Viestintäharjoittelijoiden yhteiskuva

Iris Aarola ja Noora Lahti
Kesän 2019 viestintäharjoittelijat

Kohtaamisia

Elämä on syntymähetkestä lähtien täynnä erilaisia kohtaamisia. Niihin mahtuu iloisia yllätyksiä, odotettuja tapaamisia, mutta myös epämiellyttäviä törmäyksiä, joiden olisi toivonut jäävän kokematta.

Tänä aikana, kun kohtaamiset siirtyvät nopeutuvalla tahdilla tapahtuviksi digitaalisesti, toivoisi kuitenkin kaikilla säilyvän sosiaalisten taitojen perusteet, jotta toisen ihmisen kohtaaminen henkilökohtaisesti silmästä silmään ei käy ylivoimaiseksi.

Usein näkee nuorisoa kokoontuneena yhteen ja kaikilla on kännykät kädessä. Ilmeistä päätellen siinä viestitellään toinen toisilleen tai ryhmässä, koska naurunpyrskähdykset ovat samanaikaisia. Kohtaamiset voivat olla näin samanaikaisesti kahdella tasolla. Tämä tuntuu niin hassulta tällaisesta henkilöstä, joka yrittää vielä edes toisella kädellä roikkua kehityksen kelkassa, mutta huomaa monen asian menneen jo niin sanotusti ohi tässä sähköisessä some-maailmassa.

Tulevaisuudessa yhä useampaa asiakaspalvelutehtävää hoitaa tekoälyllä varustettu robotti. On kuitenkin selvää, että aivan kaikkiin tehtäviin ei älykkäinkään robotti tule sopimaan. Ihmisen tunneälyn korvaajaksi niistä ei ole.

Miten sujuvat aidot ihmisten kohtaamiset?

Aidot ihmisten kohtaamiset kuuluvat kuitenkin vielä monen ammattiryhmän arkipäivään ja niihin liittyy monenlaisia haasteita.

Tarkastajien työssä haasteita luovat jo peruslähtökohdat. Tarkastukset tehdään tilallisten kotirauhan piirissä.

Peltopuolella tarkastuksista voidaan ilmoittaa etukäteen, mutta eläinvalvonnassa tarkastuksia tehdään suurelta osin etukäteen ilmoittamatta. Tämä herättää usein hämmennystä; olisivatko tarkastajat menneet eläinsuojiin tarkastusta tekemään, vaikka ketään ei olisi ollut kotona. Vastaus on ehdottomasti ei. Ellei ketään tavoiteta kotoa, tarkastajat joko tulevat myöhemmin uudelleen tai ottavat yhteyttä puhelimitse tarkastuksesta ilmoittamalla. 

Lähtökohtana täytyy aina yrittää ajatella, miten itse kokisin tilanteen, jos minun kotirauhani piiriin tultaisiin katsomaan, miten olen työni tehnyt. Jo pelkästään työpaikalle tulo herättäisi monenlaisia tunteita, eikä varmastikaan kovin myönteisiä. Saatikka jos työ on kotirauhan piirissä.

Me emme voi koskaan tietää, mitä kenenkin elämässä juuri sillä hetkellä on meneillään, kun yllätyksenä etukäteen ilmoittamatta ajamme pihaan. Elämään kuuluvia tapahtumia riittää meille kaikille niin hyvässä kuin pahassa. Voi olla järkyttäviä läheisten menetyksiä, eroja, monenlaisia vastoinkäymisiä, mutta myös juhlaa tai juuri sillä hetkellä juhlien järjestämistä. Myös kylvö-, rehunteko- ja puinti-ajat ovat sellaisia, jotka eläinpuolen tarkastuksissa mahdollisuuksien mukaan otetaan huomioon. Mutta valitettavasti tarkastettavia tiloja on alueellamme paljon, joten väistämättä näidenkin aikaan yllätyskäynti voi osua kohdalle.

Vastoinkäymisiin liittyvät myös vuosien erilaiset olosuhteet; viime vuonna ongelmana olivat jatkuvat sateet ja märkyys, tänä vuonna taas sateiden vähyys ja kuivuus. Kohtaamisissa näitä erilaisia tapahtumia voi olla sydämellä niin tilan väellä kuin tarkastajalla itselläänkin. Onneksi kuitenkin ylivoimaisissa tapauksissa voimme ottaa tilanteita huomioon ja saada tarkastuksen edes alkuun ja saattaa se sitten loppuun myöhemmin. 

Jos tarkastuksesta on etukäteen ilmoitettu ja sovittu on kellonaika, jolloin tilalle tullaan, niistä pidetään ehdottomasti kiinni. Joskus on käynyt niin, että tarkastajilla on autoon tullut matkan hetkeksi pysäyttävä rengasrikko, mutta silloin tilalle on heti ilmoitettu viivästymisestä.

Tarkastukset herättävät tunteita

Jo pelkästään tarkastuksesta ilmoittaminen aiheuttaa tilalla monenlaisia tunteita. Elävästi muistan vieläkin EU:n liittymisen alkuajoilta tapauksen, jossa tilalle oli etukäteen ilmoitettu peltovalvonnasta. Saman päivän iltapäivällä isäntä soitti, että voisikohan tarkastajat sittenkin tulla heti huomenna, että tarvitsisi valvoa vain yksi yö jännittäen tulevaa tapahtumaa useamman yön sijasta. Nyt kun tarkastustoimintaa on tehty jo yli kaksikymmentä vuotta, se alkaa olla tutumpaa ja systeemiin kuuluvaa. Mutta silti tällaistenkin tunteiden heräämisen muistaminen on tärkeää, sillä joillakin tiloilla ei olla käyty vielä koskaan ja toisilla taas useammankin kerran.

Jos valvonnasta ilmoitetaan etukäteen, on puhelimessa tapahtuva ensikontakti tärkeä. Tiloilla käydään pääsääntöisesti tarkastajapareittain sujuvan käynnin varmistamiseksi ja aina toinen tilalle tulossa olevista tarkastajista hoitaa ilmoittamisen. Toivottavasti puhelun aikana hälvenee pahin jännitys tulevasta.

Etukäteen ilmoittamattomat tarkastukset ovat suuri haaste tarkastajille. Useammalla tilalla on sanottu, että ensimmäiset kaksi- kolme sekuntia ratkaisevat suuresti sen, kuinka tarkastus tulee sujumaan. Usein sanotaan, että asenne ratkaisee. Asenne näkyy monelle jo ilmeistä, eleistä ja kuulemamme mukaan kävelytyylistäkin, ennen kuin ehditään edes tervehtiä ja esittäytyä. Myös etukäteen kuullut kertomukset toisilta tilallisilta heille tehdyistä tarkastuksista saattavat aiheuttaa ennakkoasenteita, joita on ehkä vaikea muuttaa. Toisaalta tarkastajat ymmärtävät, että tarkastuksen ensihetket voivat olla säikähdyksestä johtuen melko voimakkainkin sanakääntein sävyttyneitä, mutta lähes aina tarkastuksen edetessä on tilanne rauhoittunut. Aika usein kuulemme, että tapahtuma ei ollutkaan niin kamala kuin ensi alkuun oli ajatellut. Mikä voi olla tarkastajille suurempi kiitos, kuin se, että hankalahkonkin alun jälkeen tilalla on todettu, että saatte kyllä tulla toistekin.

Suuren haasteen tekee myös se tosiasia, minkä tilalliset usein esittävät kysymyksenä:
”Mitä tämä teidän käyntinne tulee maksamaan minulle?” Mahdollisista seuraamuksista voi aiheutua suurikin rahallinen menetys. Yhdenkin päivän virhe rekisteri-ilmoituksissa tekee kohtuuttomalta tuntuvia seuraamuksia maksettaviin tukiin ja tämä taas aiheuttaa itselle arvoristiriita-tilanteen; oli oma mielipide mikä tahansa näistä, työ on kuitenkin tehtävä voimassa olevien säädösten ja ohjeiden mukaan.

Jos käy niin, että tarkastuksessa on tehty huomioita, joista aiheutuu tilalle seuraamuksia, pitäisi pystyä kertomaan seuraamuksia aiheuttaneet asiat ymmärrettävästi ja varoa ”kapula-kielen” käyttämistä. Varsinkin jos näkemykset puutteista ovat eriävät, olisi ehdottoman tärkeää tuoda kaikki asiaan vaikuttavat seikat ymmärrettävästi esiin. Tällaisissa tapauksissa ovat valvontatilanteissa otetut valokuvat ehdottoman tärkeitä tilan oikeusturvankin kannalta.

Palaute on tervetullutta

Tarkastuksen kuluessa usein huomaa, että tilallisilla olisi paljonkin juteltavaa; kommentteja ja huomioita. Harmittaa joskus, ettemme voi välttämättä keskittyä näihin niin paljoa kuin haluaisimme. Keskittyminen kohdistuu omaan perustehtävän tekemiseen ja yritykseen rajata käynti lyhimpään mahdolliseen aikaan, että häiritsisimme mahdollisimman vähän tilan töitä.

Tarkastajat ovat kuitenkin usein se ainut kanava, jolle voi suullisesti antaa suoraa palautetta ja kertoa kokemuksiaan. Palautteet ovatkin aina tervetulleita, sillä kehitystä parempaan ei voi tapahtua ilman niitä. Voihan olla, että tarkastajat ovat urautuneet joihinkin rutiineihin tarkastusten kulussa, mitkä saattavat tilallisista tuntua huonolta. Mutta palautteen ansiosta niitä voi muuttaa, jos mahdollista.

Alueellamme tehdään perus- ja jälkitarkastukset mukaan lukien vuosittain lähes sata eläinvalvontakäyntiä tiloille. Näissä valtaosassa kohtaaminen sujuu onnistuneesti ja hyvässä hengessä.

Esimerkkinä kohtaamisten moninaisuudesta ja herkkyydestä käynee tilanne, jossa oltiin muutama vuosi sitten. Viikonloppuna oli ollut läheisen ystäväni hautajaiset ja maanantaina lähdettiin tarkastuksia tekemään. Suru puristi vielä kurkkua, mutta itsensä oli vain pakotettava keskittymään perustehtävän suorittamiseen. Etukäteen ilmoittamaton käynti jännittää aina, mutta tilanne sai jännityksen vielä kiristämään otettaan. Heti ensimmäisessä paikassa isäntä olikin kotosalla ja pihapiirissä, joten tarkastus saatiin käyntiin. Harmittelin mielessäni, kuinka epäonnistuin tunteiden järjestykseen saamisessa ja oma työn tekeminen tuntui kankealta.

Siinä sitten isäntä alkoi kertoa, että hän oli usein jännittänyt koska ensimmäinen tarkastuskerta osuisi hänen kohdalleen. Ja nyt kun se sattui, sattui se huonoimpaan mahdolliseen ajankohtaan, koska heillä oli ollut juuri viikonloppuna lähisukulaisen hautajaiset ja ajatukset vielä niissä. Hän lisäsi vielä, että varmaankaan te tarkastajat ette jännitä mitään käyntiä, kun on vuosien rutiini takana.

Saman kaltainen kokemus samaan aikaan sai aikaan sen kuuluisan ”saman taajuuden” löytymisen. Ymmärrys toisen tilanteen huomioon ottamisessa toimi tässä kaksisuuntaisesti ja helpotti tarkastuksen suorittamista jännityksen hälvenemisen myötä. Sanonnan siitä, että emme voi tietää toisen elämästä mitään, ellemme kulje hänen kengissään päivän matkaa, soisi aina muistettavan. Jokaisessa kohtaamisessa.

 
Arja Veikkolainen
Tarkastaja
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus
Maaseutuyksikkö

 

 

Mitä uusi maakunta vaatii viestinnältä?

Kun uutta organisaatiota suunnitellaan ja valmistellaan, tulee itsestään selväksi miettiä myös organisaation viestintää. Mitä kaikkia päätöksiä, linjauksia ja ohjeita sekä valmisteluaineistoa uusi organisaatioviestintä tarvitsee? Erityisen tärkeää on myös johdon sitoutuminen linjauksiin, kanaviin ja muutenkin aktiivisesti viestintään.

Jokaiseen maakuntaan tehdään maakuntastrategia. Monin paikoin sitä työtä jo aloitellaan. Myös arvotyötä on aloitettu eli millaisilla arvoilla maakunta toimii ja mihin se sitoutuu. Maakunnalla tulee varmasti olemaan myös visio ja tavoitteita eli joku käsitys siitä mitä olemme ja ketä varten toimimme ja millaiseksi haluamme tulla ja millä keinoin sinne päästään.

Näistä maakunnan perusasiakirjoista ja linjauksista tulee voida työstää aikanaan myös viestintästrategia. Lisäksi täytyy miettiä visiota ja tavoitteita eli miten viestintä pystyy niihin vastaamaan ja mitkä ovat viestinnän tavoitteet. On pohdittava viestinnän kohderyhmiä, sisäisiä ja ulkoisia viestintäkanavia sekä eri kanavien käyttötarkoitusta, toimituspolitiikkaa, ohjeistusta ja linjauksia. Myös viestinnän suunnittelu ja seurantamenetelmät on järjestettävä uuden organisaation näkökulmasta. On mietittävä myös viestintähenkilöstön työnjakoa ja järkeviä tehtävänkuvia. Näitä ja monia muitakin asioita on pohdittu ja tullaan kiihtyvällä tahdilla miettimään maakunta- ja sote -uudistuksen viestintäryhmissä ympäri Suomen.

Uuden suunnittelu on jännittävää ja motivoivaakin. Näiden konkreettisten asioiden suunnittelu ja listaaminen tuntuvat olevan ehkä niitä helpoimpia asioita. Kaikkea ei tarvitse edes pohtia alusta asti, vaan voidaan ottaa käyttöön myös hyviä käytäntöjä maakuntaan sijoittuvien organisaatioiden nykyviestinnästä.

Sitten tuleekin ne vaikeammat tehtävät. Miten saada henkilöstö mukaan noudattamaan uutta viestintätapaa tai johtajat aktiivisiksi viestijöiksi? Miten saada monesta organisaatiosta tuleva henkilöstömme noudattamaan uuden organisaatiomme viestinnän linjauksia? Useilla heistä on monen edeltävän työpaikkansa vanhat totutut viestimisen tavat ja joillakin voi tähän päälle olla vielä myös asenne. Kaikki eivät näe viestintää tärkeäksi asiaksi, eikä uuden opettelu heitä kiinnosta. He eivät halua uhrata viestintään työaikaa, sillä muita töitä on aivan tarpeeksi. Moni näkee viestinnän erilliseksi työksi, ei osaksi omaa työtä.

Tässä uuden omaksumisessa ja vanhasta pois oppimisessa on johdolla erittäin tärkeä rooli. Esimiehet toimivat esimerkkinä, siksi heidät tulee saada ensimmäisenä omaksumaan uudet tavat ja ohjeet. Heidät pitää myös saada innostumaan viestinnästä ja näkemään se yhdeksi työnsä tärkeäksi osaksi. Tämän jälkeen heidän tulee sitoutua viemään uudistusta alaistensa keskuudessa eteenpäin. Tämä on erityisen tärkeää, kun uutta organisaatiota perustetaan.

Mitä esimiehet ja työntekijät voisivat nyt sitten tehdä, ennen kuin uudistus on todellisuutta? Ainakin he voisivat kiinnostua nykyisen organisaationsa  viestinnästä. He voisivat myös tehostaa omaan työhönsä liittyvää viestintää joko talon sisällä tai ulkoisille asiakkaille ja sidosryhmille. Esimiehet ja kaikki muutkin kiinnostuneet voisivat myös pyytää viestimiseen omasta organisaatiostaan tarvitsemaansa lisäkoulutusta, aloittaa ehkä ensimmäiset askeleensa vaikka jonkun some-kanavan käyttäjinä. On ok myöntää omat kehittymistarpeensa ja hakea lisäoppia viestintään. Väistämätöntä kuitenkin on se, että muuttuvassa työelämässä erilainen vuorovaikutusosaaminen on sellainen valttikortti, että sitä ei kannata jättää kenenkään käyttämättä. Ja sitähän se viestintä on – vuorovaikutusta.

Camilla Juntunen
Viestintäpäällikkö
Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus